¿Cómo usar Excel paso a paso para aumentar tu análisis?

Si te has encontrado con el problema de no saber cómo usar Excel, no te preocupes, porque hoy te vamos a describir los procesos y procedimientos más importantes, en esta excelente hoja de cálculo. ¡No te lo pierdas!.

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¿Cómo usar Excel?

Hoy en día, esta herramienta de trabajo (incluida en el programa Office de Microsoft), y también proporcionada por otros software; nos permite realizar diversas actividades relacionadas con cálculos, datos y contenido multivariado. Sin embargo, aún existen profesionales que no han podido dominar totalmente este programa.

Realmente, es muy importante aprender a cómo usar Excel, ya que genera una ampliación en la dinámica de tiempo y ahorro de recursos en cualquier organización.

Para aprender a usarlo debemos dedicar algo de tiempo, porque muchos profesionales no dominan el programa, y esto puede ocasionar algunos problemas en ciertas operaciones, e incluso desprendimiento del liderazgo.

Por eso, te vamos a indicar cómo funciona, además de mostrar cuáles son los procedimientos básicos y algunos trucos, los cuales te servirán para llevar a cabo trabajos de calidad.

Es necesario prestar atención a cada indicación que te damos en este artículo; de manera que puedas ir paso a paso conociendo los procedimientos, ya que es un programa muy extenso, el cual requiere de muchos días e incluso semanas de aprendizaje.

Conociendo Excel

Antes de entrar de lleno en cómo usar Excel, es importante que el lector conozca todo lo relacionado con este programa. En teoría, Excel es una herramienta de trabajo que utiliza la lógica como punto vital para realizar las operaciones.

Desde el primer momento en que abrimos el programa, conseguimos una pantalla donde se muestran una serie de cuadros nada convencionales, es por ello, que la primera impresión que ofrece, nos permite determinar cierto rechazo por parte del usuario.

Sin embargo, y a medida que se va conociendo, la atracción aumenta, llegando incluso a desear trabajar constantemente en ella. Excel es más sencillo de lo que parece, está compuesto por bloques de celdas, las cuales se forman por medio de filas y columnas; las filas son todas aquellas líneas verticales que se combinan con las columnas o líneas verticales para formar las celdas.

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Dentro de cada celda se pueden realizar diversas acciones: (contiene información relacionada con números, fechas, porcentajes y aplicación de procedimientos por medio de fórmulas). La celda es parte fundamental de los procedimientos que se realizan para saber como usar Excel; de manera que una hoja puede contener la cantidad de celdas que el usuario desee.

Excel funciona a través de un  sistema de jerarquía, el cual consiste en establecer el “Archivo”, luego la “Hoja” y posteriormente “La celda”. Cada archivo está configurado con una extensión de nombre “.xlsx”, conocido también como: “xls”, según la versión del programa. Un mismo archivo puede contener infinidad de hojas, dependiendo de la necesidad del usuario.

Así mismo, podemos guardar varias cantidades de celdas dentro de una misma hoja de trabajo, y también, se pueden incluir imágenes u otro contenido dentro de cada celda, e incluso dentro de la hoja. De este modo, las aplicaciones que se pueden realizar son ilimitadas.

Si desea conocer otras aplicaciones relacionadas con el tema, puede visitar el siguiente enlace: Tipos de letras en html.

Pasos para entender cómo usar Excel

Para comenzar a navegar en una hoja de cálculo, básicas para entender cómo usar Excel, debemos abrir desde nuestro equipo una hoja en blanco, allí podrá observar lo que habíamos dicho al principio; aparece una pantalla, donde se reflejan una serie de cuadros pequeños (los cuales pueden ser ampliados o reducidos), y podemos introducir cualquier información que deseemos.

En cada hoja de cálculo se pueden colocar referencias, informaciones  números y palabras, e incluso tomar referencia de otras celdas y colocarlas. Solo debes abrir la creatividad para poder saber la cantidad de aplicaciones que puedes realizar con esta hoja de cálculo.

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Es importante saber que cada celda tiene una dirección. Por ejemplo, la primera ubicada en la parte superior derecha de la hoja, tiene la dirección A1, la celda siguiente hacia la derecha tendrá la dirección B1, siguiendo hacia esa misma dirección conseguimos la celda C1; y así sucesivamente hasta el infinito.

De manera que, se generan celdas desde la letra A (Columna), 1 (fila), con respecto a la dirección de las celdas en forma horizontal, las mismas están relacionadas con los números. Por ejemplo, ya vemos que la primera celda es A1; la siguiente celda hacia abajo sería la celda A2, luego sigue la A3, y así sucesivamente hasta la numeración que se necesite.

Debemos recordar, cuando las columnas llegan a la letra “Z”, comienza una secuencia AA 1, luego continúa con AB1, hasta la celda AZ1,  seguidamente la secuencia de las BA1, después BA2, y así hasta llegar a la siguiente secuencia. En el caso de los números o filas, estos pueden llegar hasta la cantidad que sea necesaria, ya que cuando utilizamos los números, no encontramos límite alguno.

Ingreso de datos

La información se puede ingresar ubicando el cursor en la celda que deseamos, luego se procede a colocar la palabra, frase o número. Por ser una hoja de cálculo, la mayoría de los usuarios la utilizan para llevar a cabo operaciones matemáticas, de porcentajes, o relacionadas con procesos numéricos.

El usuario podrá observar que al hacer click en la celda, se genera una información en la parte superior derecha, donde indica la dirección de dicha celda (Columna, fila). Cada una de ellas, permite ofrecer la información insertada en la celda de la parte superior, encima del cuadro indicando el contenido.

Para salir, se hace clic en “Enter”, y se pasa a la siguiente celda de forma automática, e igualmente, la persona puede seleccionar la celda que desee en cualquier lugar de la hoja, y colocar el contenido necesario. Es importante que el usuario abra su conocimiento, con la finalidad de aplicar acciones totalmente diferentes a cómo las realiza en otros programas.

¿Cómo usar las celdas?

Como hemos mencionado, las celdas son parte fundamental para el tabaco en Excel; ya que dentro de ellas se ingresa contenido, el cual será vital para proceder a las operaciones posteriores.

Los textos colocados en las celdas sirven para identificar y ordenar algún grupo o conjunto. Por su parte el ingreso de un número llamado value o valor, contiene datos que el programa entiende de diversas formas.

En consecuencia, a ese número se le otorga un valor según su configuración predeterminada. Es decir, puede ser un simple número, una fecha, porcentaje, u otro relacionado con alguna operación que se necesite.

Coloquemos en una celda el número 120398, si no se le asigna un tipo de valor, Excel lo puede identificar como 12 de marzo de 1998, cuando tiene asignada la celda el valor de la fecha.

Por el contrario, si tiene asignado el valor monetario, le otorgará la siguiente cifra: $120.398 USD, e incluso, si hemos determinado el dólar como moneda. No obstante, si el mismo número está configurado en porcentajes, le asignará el valor, dependiendo la ubicación del punto, en este caso valora un 120398 %.

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Asignación de valor

Para asignar el valor deseado, el cual permitirá trabajar según corresponda, debemos hacer click con el botón derecho del mouse en la celda, o en caso contrario, en las celdas que se requieran, para utilizar un tipo de valor. Luego se despliega un menú, en el cual seleccionamos: “formato de celdas”, se abre otro menú, y seleccionamos la pestaña que deseamos.

También se puede observar que cada valor en la lista, tiene una categoría donde se especifica qué denominación va a ser otorgada a ese valor primario. Si seleccionamos número, posteriormente debemos decidir  las cifras decimales, y así con la cantidad de estas cifras decimales que se le honraran al número.

Sucede igual si seleccionamos porcentaje, fecha, hora, fracción o cualquier otro elemento que se necesite. Después hacemos clic en aceptar, y el valor en la celda queda aplicado. Recuerde que para hacerlos con varias celdas, es necesario seleccionar las que se deseen aplicar dicho valor.

Si desea conocer otras herramientas de trabajo, en las cuáles puede entender mejor cómo usar Excel, le invito a leer el siguiente articulo: Elementos de una página web.

Fórmulas

Consiste en una instrucción que se le da a Excel, para realizar una acción específicamente en una celda. Se denomina en términos programáticos como “Spreadsheet”; todas las fórmulas comienzan con  el signo igual (=),  e inmediatamente modifican  el contenido de la celda, lo cual puede observarse en la pestaña del buscador en la parte superior de la hoja.

Las fórmulas son utilizadas para miles de operaciones, no se sabe a ciencia cierta cuántas pueden elaborarse. El programa trae incluido una serie de fórmulas básicas e intuitivas, las cuales permiten realizar sumas, sustracciones, productos, porcentajes, determinar cantidades, y calcular valores en las celdas para organizarlas.

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Básicas

Es importante conocer las formulas básicas de Excel, anteriormente observamos cómo se puede llevar a cabo una suma, aplicando un procedimiento directo y básico. Sin embargo, Excel tiene otras fórmulas que pueden servir para realizar otras acciones dentro de un proyecto, veamos cuales son:

Suma

Ya vimos cómo realizar una suma tomando en cuenta el símbolo “Autosuma”, la misma permite realizar una adición a un grupo de valores, los cuales son seleccionados por el usuario. Sin  embargo, si no deseamos utilizar la pestaña de “Autosuma”, debemos proceder de la siguiente forma:

Colocamos en la celda el símbolo igual (=), luego la palabra SUM, abrimos paréntesis y colocamos la primera celda que deseamos sumar, luego colocamos punto y seguido, y el número de celda, después repetimos lo mismo para el resto de las celdas que se desean sumar.

La fórmula sería la siguiente: =SUM (B2; B3; B4;B5), en caso que sean estas celdas las que se desean sumar. Cabe destacar que, las celdas las decide el usuario.

Si deseamos sumar un grupo consecutivo de celdas que se encuentran continuas, solo debemos colocar entre el primer valor y el último número a sumar, dos puntos.

La fórmula quedaría así: =SUM (B1: B33), en caso que se vayan a sumar desde la celda B1 hasta la celda B33. También se puede utilizar el símbolo: “+”, sustituyendo la palabra SUM, y colocando después del signo: =, la celda y el símbolo “+”. Veamos: =B1+B2+B8+B10, automáticamente aparece el resultado en la celda.

Promedio

La fórmula que permite ofrecer la media de un grupo de cifras, se aplica similar a la suma, solo se modifica la denominación por las palabras, ya sea: AVERAGE o MEDIA. Por ejemplo, =AVERAGE (B1:B10), en esta caso, estoy tomando los valores entre una celda y otra, de manera que  el programa considera el rango entre el primer valor B1 hasta el valor B10, calculando la media o el promedio.

Sustracción, producto y división

En estos casos se procede de la misma forma como se hizo con la suma; se toman los valores que se necesitan de las celdas, comenzando con el signo igual, posteriormente la palabra SUM, pero después del paréntesis se coloca la celda y el símbolo de la operación que se necesite. En este caso, (-) para una sustracción, el (*) para el producto o multiplicación, y la (/) para la división.

Comenzamos con la resta: =SUM (B3-B4), los valores en las celdas, para que la suma proceda debe tener el símbolo de menos cuando se necesite, para el producto colocamos: =PRODUCTO(B1:B8), observamos que multiplicamos el rango desde B1 hasta B8, y para la división solo tenemos que colocar: =SUM (B1/B7), y listo.

Mediana

La cual no debe confundirse con MEDIA, sirve para obtener el valor central de un grupo, es decir, el punto donde la mitad de los valores están por encima de él, y el valor de la otra mitad hacia abajo. Veamos un ejemplo: tenemos valores como los siguientes 11, 12 13 14 15 16 17 18 y 19, los asignamos desde la primera celda A1, y consecutivas.

Cuando aplicamos la fórmula, queda de la siguiente manera: =MEDIANA (A1:A10), donde se encuentra ubicado el último número 19. El resultado será el número 15, el cual es el valor medio entre todos los valores.

Otras fórmulas:

Como dijimos al principio; las fórmulas son miles, pero las básicas son importantes para aprender a cómo usar Excel. En este caso, mencionamos las siguientes:

  • COUNT: permite contar elementos que existen en un grupo, y se coloca así: =COUNT (B1:B7).
  • COUNTA: esta fórmula ayuda a seleccionar la cantidad de elementos de cualquier naturaleza, solo debe aplicarse la denominación y el resultado indica el número.
  • COUNTUNIQUE: sirve para hacer un cálculo de la lista, pero ignorando los valores repetidos.
  • COUNTBLANK: ofrece la lista de celdas en blanco en un  intervalo de grupo de celdas, y sirve para identificar errores en los grandes grupos de un intervalo. Úsala para identificar fallas en grandes conjuntos.
  • DATEDIFF: se utiliza para calcular el periodo de tiempo entre dos fechas, se escribe de la siguiente forma: =DATEDIFF (fecha inicial; fecha final, unidad de tiempo).

Algunos trucos para saber cómo usar Excel

Para los que desean saber, e incluso los que ya lo conocen; les traemos algunos trucos que pueden ayudar a mejorar sus operaciones con el programa. De este modo, las personas que están comenzando, pueden aplicarlo, conocer mejor algunas estrategias más rápidas, y aprender poco a poco a cómo usar Excel.

Suma rápida

La suma entre dos o más celdas de forma rápida; se puede realizar haciendo click en la celda donde se ubicará el resultado de la operación. Nuevamente, debemos hacer click en la parte superior derecha, donde aparece un símbolo parecido a una “E”,  llamada autosuma.

La celda queda sombreada y se procede a seleccionar las celdas a sumar, dejando pulsado el botón derecho del mouse y desposando por las celdas. Al terminar se suelta el botón y se hace clic en “Enter”, y automáticamente el resultado de la suma queda registrado.

Ordenar

La fórmula o función SORT, consiste en ordenar de forma decreciente o creciente, los valores en una columna o intervalo. Sirve solo para datos numéricos; como fechas, porcentajes, monedas, entre otras, y su descripción es la siguiente: =SORT(intervalo, ordenación)

Vincular celdas

Esta función permite traer datos de otras hojas de cálculo a la hoja en la cual estemos trabajando, e incluso sin necesidad de contar que la hoja está abierta. En primer lugar, debes ir a la hoja donde se encuentran los datos y seleccionas las celdas que necesitas, luego seleccionas “Copiar”.

Abres la otra hoja de cálculo y te ubicas en la celda que desea colocar los datos de la otra hoja, procedemos entonces a ubicarnos en la celda, y con el botón derecho del mouse hacemos clic en: “Pegado especial”, y después “Pegar vínculos”, e inmediatamente se insertan los datos de la primera hoja.

Si observamos la pestaña de información, aparece la dirección en la cual se encuentran los datos que colocaste en la celda, reflejando de este modo, la dirección desde donde proviene la información.

Esta se puede modificar haciendo clic en la celda, luego en la pestaña de “Datos”, seleccionas la parte donde dice “Editar vínculos”, y allí puedes cambiar el origen de las hojas y las celdas.

Aprender a cómo usar Excel, de forma básica, no es complicado. Por ello, te invito a ver el siguiente vídeo, el cual ayudará a completar la información que te hemos ofrecido en este interesante artículo.

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