Herramientas de gestión ¡Conoce las principales!

Las herramientas de gestión son técnicas de administración y gestión que ayudan a una empresa a enfrentarse a los cambios de mercado y colocarse en  una buena posición competitiva. ¡Si deseas conocer las diversas herramientas, este artículo es para ti!

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Las herramientas de gestión posicionan competitivamente a una empresa.

Principales herramientas de gestión

Para poder hacer frente a los constantes cambios del mercado y posicionarse competitivamente, las empresas necesitan aplicar las herramientas de gestión; las cuales son:

Empowerment o empoderamiento

Esta herramienta de gestión consiste en delegar, poder, autonomía, autoridad y responsabilidad a los empleados o grupos de trabajo de una empresa, para que puedan tomar decisiones, resolver problemas y/o hacer tareas sin que sea necesaria la aprobación de sus superiores.

Con esto, los empleados tienen más poder para decidir, autoridad para la resolución de problemas y mejoran en el desempeño de sus funciones. El empoderamiento trae consigo varias ventajas, aunque, para que el empowerment se aplique de forma correcta deben cumplirse ciertos requisitos:

  • Suministrar información adecuada: Para que la herramienta del empowerment funcione con éxito, debemos brindar al empleado toda la información que necesite para tomar decisiones correctas, resolver problemas o cumplir con sus tareas de forma eficaz. El empleado debe comprender la tarea, conocer que resultados se esperan y a quién y cuándo presentarlos.
  • Suministrar recursos y herramientas adecuados: brindar información adecuada es vital, también es necesario que el empleado disponga de los recursos y las herramientas adecuadas para una correcta aplicación del empoderamiento. El empleado debe estar bien capacitado y entrenado y tener todas las previsiones para el óptimo cumplimiento de sus tareas.
  • Ofrecer retroalimentación: Para que el empoderamiento pueda ser aplicado exitosamente, se necesita establecer líneas directas de comunicación con el empleado, de manera que se resuelvan sus dudas, se proporcione orientación e información que le permita saber si está realizando las tareas de la manera correcta.
  • Evaluar y premiar el desempeño: Cuando se aplica correctamente el empowerment, al finalizar la tarea se evalúan los datos obtenidos (esto, antes que los métodos que se utilizaron), si las expectativas no son cumplidas, es necesario analizar los errores y sus consecuencias. En cambio, si las expectativas se cumplen o incluso se sobrepasan, se debe premiar el trabajo realizado, con refuerzos positivos, bien sea halagos, recompensas económicas o con un nivel mayor de autoridad.

La subcontratación o tercerización (outsourcing):

Es una de las herramientas de gestión que se basa en la contratación de terceros (otras empresas) para que realicen actividades, funciones o procesos que no sean parte principal del negocio.

Cuando el outsourcing se aplica, se transfieren actividades, funciones o procesos, a empresas especializadas que pueden hacerlo a un precio menor, y mejor, teniendo así eficiencia y eficacia. Además, esto nos permite focalizarnos en actividades, funciones y/o procesos que sí formen parte del giro principal de la empresa.

Ventajas y beneficios

Cuando aplicamos la subcontratación (último punto del apartado anterior), obtenemos los siguientes beneficios:

  • Más eficacia y eficiencia: Al contratar empresas externas especializadas para realizar actividades, resolver problemas o desarrollar funciones y procesos.
  • Reducción de costos: Al contratar empresas que puedan realizar el trabajo a un costo menor.
  • Más calidad y competitividad: Ya que podemos concentrarnos en las actividades principales que forman parte del giro principal de la empresa.
  • Acceso a la tecnología de estas empresas sin necesidad de hacer una inversión mayor.
  • Liberar recursos que pueden utilizarse en actividades más rentables.

Desventajas

Sin embargo, esta herramienta de gestión también presenta algunas desventajas, que son las siguientes a mencionar:

  • Es necesario compartir información, y estamos en riesgo de que nos copien.
  • Perdemos el control de la actividad descentralizada.
  • Dependemos de entes externos.
  • En caso de necesitar personal externo, es posible que haya deslealtad hacia nuestra empresa.
  • Posibilidad de no hacer el contrato adecuado o elegir mal al contratista.

Benchmarking

Esta herramienta de gestión se basa en el seguimiento de empresas similares o líderes en el mercado, tiene como objetivo evaluar sus productos y servicios, para compararlos con los nuestros y de otras empresas, para así, identificar lo mejor y adaptarlo (y mejorarlo) para nuestra empresa.

Esto no significa que espiaremos ni copiaremos otras empresas, sino más bien, que usaremos de referencia sus aspectos positivos (servicios, productos, procesos, prácticas empresariales, estrategias, métodos y otros), para aplicarlos posteriormente en nuestra empresa, siempre poniendo nuestro toque creativo. Siguiendo estos pasos,  podremos aplicarlo de forma efectiva:

  1. Determinar que aspectos someteremos al benchmarking: Lo más idóneo, es que sean aquellos aspectos donde tenemos fallas, debemos mejorar, o creemos que debemos mejorar. Por ejemplo, si sentimos que nuestras ventas deben mejorar, las sometemos al benchmarking, para mejorar los problemas que presentan.
  2. Identificar qué empresas vamos a analizar: Aquellas que hagan mejor ese aspecto en el que queremos mejorar, estas pueden ser competidoras directas o empresas de un sector distinto. Un ejemplo es, seleccionaremos aquellas empresas que utilicen las mejores estrategias de ventas.
  3. Analizar los aspectos que someteremos a esta herramienta, de las empresas que hemos seleccionado: para esto, podríamos adquirir sus productos, visitar sus locaciones, entrevistar a sus antiguos clientes o ex empleados.

Cuando analicemos los aspectos que someteremos al benchmarking de las otras empresas, los compararemos con los nuestros (y de otras organizaciones) y determinaremos los mejores y qué podamos aplicar.

Luego, tomamos como referencia los mejores aspectos de las empresas seleccionadas y procedemos a aplicarlos en la nuestra, siempre con visión de superarlos y agregarle nuestro toque creativo, de otra forma, estaríamos plagiando a otros.

Downsizing

Esta herramienta de gestión consiste en reestructurar o reorganizar las organizaciones, mejorando los sistemas de trabajo, rediseñando nuestra organización en todos sus niveles y adaptaremos el número de empleados para mantenernos competitivos.

Cuando aplicamos el downsizing podemos eliminar cosas que ya no aporten a la empresa (por ejemplo, un departamento), realizar procesos más sencillos y rápidos, dar más poder de decisión a los empleados, recortar personal, entre otros. Existen dos conceptos relacionados:

  • Resizing: Consiste en volver a medir el tamaño de una empresa.
  • Rightsizing: Consiste en darle el tamaño ideal a una empresa.

A pesar de que el recorte de personal se ha convertido en una práctica casi universal de gestión, el Downsizing ha fallado muchas veces en algunas de sus iniciativas.

El downsizing nació de la necesidad de solucionar los efectos del crecimiento desenfrenado de tamaño de las empresas y organizaciones, junto con el exceso de burocracia, lo que hacía que se dificultara la toma de decisiones y adaptarse a circunstancias nuevas, el aumento de la competencia, entre otros factores; fue necesario reestructurar las organizaciones y la toma de decisiones para incrementar la rapidez de respuesta y la capacidad de adaptación.

Se ha vuelto común aplicar el downsizing en sectores tanto públicos como privados, ya que existen diversos factores como el neoliberalismo, las presiones económicas, fiscales y políticas, entre otros; que resultan perjudiciales para las empresas, ya que involucran acciones, decisiones que afectan la vida y productividad de las personas.

Existen dos tipos de downsizing:

  1. Reactivo: Es el que responde sin un estudio premeditado de la situación. De esto surgen problemas en su mayoría predecibles, lo que produce temporadas de crisis, reducción de empleados sin premeditación, y un ambiente de trabajo insano. Estos daños suelen ser costosos y afectar en la experiencia laboral.
  2. Proactivo: Evita las acciones reactivas y se obtienen resultados positivos y rápidos. Es un proceso que conlleva anticipación y preparación para los cambios que puedan presentarse en el entorno. Para su correcta implementación, se necesitan criterios específicos basados en la idea de reorganizar la empresa.

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Joint Venture

Otra de las herramientas de gestión, consiste en la asociación a largo plazo de dos o más empresas para realizar una alianza comercial y alcanzar un objetivo en común. Estos objetivos podrían ser: la creación de un nuevo negocio, un nuevo producto o servicio y más.

Para cumplir estos objetivos las empresas pueden aportar ideas y recursos como materia prima, capital, personal, distribuidores, tecnología, estudios de mercado, entre otros. Además, en el joint venture también se comparten esfuerzos, responsabilidades y el riesgo de comenzar un nuevo negocio (es por esto, que también se le conoce como contrato de riesgo compartido).

El joint venture puede ser societario (cuando se crea una nueva empresa con autonomía jurídica) o contractual (Cuando las empresas pertenecientes hacen una actividad en común, pero no se crea una nueva empresa). El estudio geográfico del Joint Venture puede ser nacional (entre empresas de un mismo país y dentro de ese país) o internacional (Cuando se realiza entre empresas de distintos países).

Realizar un Joint Venture nos trae las siguientes ventajas:

  1. Podemos compartir recursos financieros, tecnológicos y humanos.
  2. Compartimos responsabilidades y esfuerzo.
  3. Compartir el reto de un nuevo negocio (o como se menciona en el nombre, riesgo)
  4. Superar las barreras comerciales del mercado.
  5. Mejoramos nuestra competitividad.

Balanced Scorecard (BSC)

Esta herramienta de gestión se basa en un sistema de control (Software) que mide, con indicadores, el desempeño de una empresa. Se concentra especialmente en el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa. Los principales aspectos que regula el Balanced Scorecard son las finanzas, ingresos, calidad de la capacitación de los empleados y los procesos internos.

Con el BSC aparecen una serie de resultados que favorecen la administración de la compañía, pero es necesario utilizar la metodología y aplicación para monitorear, analizar los indicadores obtenidos. Pueden considerarse ventajas como:

  1. Alineamiento de los empleados en la visión de la empresa.
  2. Comunicación a todo el personal sobre los objetivos y su cumplimiento.
  3. Volver a definir la estrategia basándonos en los resultados.
  4. Favorece la creación de valor futuro.
  5. Integra información nueva en las distintas áreas de negocio.
  6. Desarrolla la capacidad de análisis.
  7. Mejora la posición en los indicadores financieros.

Reingeniería o reingeniería de procesos (BPR por sus siglas en inglés)

Es una herramienta de gestión que se basa en reinventar de forma radical los procesos de una empresa, de esta manera, lograrán mejoras increíbles en aspectos como costos, calidad servicio y rapidez.

Esta herramienta de gestión supone, que si la empresa falla, es porque su gente no está inventando o innovando, vendiendo y prestando servicios como debería. También asegura que una empresa no podrá resolver sus problemas ni ser más competitiva con:

  1. Estrategias empresariales como vender una división y luego comprar otra, o incursionar en un mercado distinto (Esto distrae a las empresas en mejorar su estrategia para generar un cambio en su modo de trabajo).
  2. Creación y lanzamiento de nuevos productos, los productos tienen un tiempo de vida limitado, inclusive, los mejores productos del mercado eventualmente quedan obsoletos.
  3. Mejoras administrativas o la aplicación de técnicas administrativas como los análisis de cadena de valor, o los círculos de calidad, ninguna de estas técnicas detiene el deterioro del desempeño competitivo de una empresa.

Para que una empresa u organización resuelva sus problemas o sea más competitiva, necesita orientación y cambios desde su núcleo, la manera de trabajar; necesita prestar atención y cambiar sus procesos.

Cuando una empresa no realiza bien sus procesos, es porque tienen el error recurrente de usar procesos, estrategias, e ideas sobre cómo organizar una empresa que hoy en día ya no funcionan. Por ello, para que la empresa funcione correctamente y sea mucho más competitiva, deben rediseñarse sus procesos que se basan en principios tradicionales y crear procesos nuevos basándose en principios que se adapten a las exigencias del mercado actual, dejando atrás los procesos anticuados dignos de la revolución industrial.

Calidad total de gestión (TQM por sus siglas en inglés)

También conocida como Gestión de la calidad total, es una filosofía, cultura o estilo de gerencia en la que se ven involucrados todos los miembros de una empresa para la mejora continua de la calidad en aspectos generales de la empresa.

En esta herramienta de gestión, todos los miembros de una empresa buscan mejorar la calidad de la empresa paulatinamente (poco a poco sin necesidad de realizar grandes cambios), no sólo en los productos sino en todas las partes de la empresa tales como:

  1. En los empleados, cuando se contratan personas calificadas o se les brinda capacitación adecuada.
  2. En los insumos o materiales de la empresa, adquirir productos de primera es esencial.
  3. En los procesos, procurar procesos eficientes que eviten los desperdicios.
  4. En los proveedores, seleccionar los proveedores indicados y adecuados.

De ahí nace la responsabilidad de tener altos estándares de calidad, comienza con la organización (gerentes o dirigentes), pero recae principalmente en las personas más cercanas a la producción.

Los gerentes o dirigentes son los que planifican la mejoría de la calidad, establecen los estándares de calidad, escogen los responsables del aseguramiento o control de calidad, pero son los empleados de niveles operativos los que garantizan que se cumplan las especificaciones, requisitos y normas o estándares de calidad.

Los beneficios que trae la gestión de calidad total, son:

  • Aumento de calidad (En los productos hechos por la empresa, servicios, en los procesos y demás).
  • Elimina los desperdicios (materiales, de tiempo, esfuerzo, dinero, entre otros).
  • Reduce costos (de proyectos, fabricación, de proyectos, inventarios y distribución).
  • Reduce el tiempo (tanto de producción, como de parada de máquinas, también, de atención al cliente)
  • Incrementa la productividad
  • Satisface más al cliente
  • Satisface más a los empleados
  • Trae mayor competitividad
  • Más utilidades y rentabilidad.

Muchas empresas a lo largo del mundo utilizan herramientas de gestión de software, creadas para optimizar la gestión empresarial en distintos campos, bien sea logística, control de stock, transporte y demás.

Si este artículo te ha parecido útil, y aplicarías las herramientas de gestión aquí explicadas, te invitamos a echar un vistazo a nuestro artículo relacionado Capacitación empresarial.

Recordemos que con una buena capacitación empresarial, los empleados están mejor preparados para la resolución de problemas, toma de decisiones, recolección de datos, aporte de ideas y demás. Aplicando por supuesto las herramientas de gestión de una forma óptima para tener los resultados esperados y posicionar nuestras empresas u organizaciones de forma competitiva en el mercado.

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